Economische crisis? Investeer juist nu in een nieuw intranet!

Ook geconfronteerd met (de angst voor) mindere resultaten? Dan stellen we die investering in een nieuw en verbeterd intranet nog maar even uit.
Niet alle bedrijven reageren natuulijk reactief, maar het komt te vaak voor dat investeringen die in de pipeline zaten on hold worden gezet omdat kostenreductie de enige strategie is die het topmanagement kan bedenken om de crisis te lijf te gaan.

Dit is te begrijpen als je bedenkt dat managers worden afgerekend op kwartaal en jaarcijfers, en niet op visie en effecten voor de langere termijn. Maar een gemiddeld MT zou toch beter moeten weten.

Met welke argumenten kan je als communicatieadviseur, IT manager of hoofd HR nu aankomen om het MT te overtuigen dat een nieuw intranet juist nu een hele slimme investering is? Dat het geen nice to have is maar een need to have?

– Natuurlijk als eerste: maak de uiteindelijke kosten reductie inzichtelijk:
een intranet gaat na een initiele invesering altijd een kosten reductie opleveren. Een beetje bedrijf heeft een afdeling communicatie die veel tijd spendeert aan het stroomlijnen van de interne communicatie: van de opmaak van interne brochures en nieuwsbrieven tot het stroomlijnen van de uitingen van alle afdelingen en dochteronderemingen, en dan gaat het nog enkel over de top down communicatie. Daarnaast is er in de meer geavanceerde intranetten spraken van tijdsbesparing van de werknemers omdat ze de essentiele informatie en taken vanaf een plek (single sign on) kunnen benaderen. Denk aan urensystemen, declaratieformulieren, bestellingen, helpdeskcalls, projectmanagementtools; al deze functionaliteiten zorgen voor minder balast op HR, office en It afdelingen. En dan heb ik het nog niet eens over de mogelijkheden die deze tools bieden in een extranet vorm waarbij ook klanten en toeleveranciers efficienter in het primaire proces betrokken kunnen worden.

– In moeilijke tijden investeren in kennis management en kennisdelen:
iedereen weet het maar weinig bedrijven handelen ernaar: investeren in kennis is essentieel voor een concurentievoorsprong, en dat geldt voor ale branches. Iedereen weet ook dat in veel bedrijven de meeste kennis in de hoofden van de werknemers zit.  Het is ook een feit dat het hartstikke moeilijk is om die kennis structureel verspreid te krijgen in de organisatie. Alleen het optuigen van een intranet met kennismanagement functionaliteiten is niet voldoende, er moet ook een cultuuromslag plaatsvinden om de werknemers die kennis te laten delen, dat is vaak een langzaam proces. Een goede analyse van de exacte hoedanigeid van die kennis cq informatie, het goed luisteren naar de werknemers en een strategie uitstippelen die  werknemers laat ervaren dat ze er iets voor terug krijgen is een tweede belangrijke stap, en er zijn nog meer bewezen strategien die kennismanagement in een organisatie tot een succes kunnen maken.

De proceskennis die nodig is om primaire processen goed te laten verlopen kan ook vastgelegd worden op een centrale plek, bij mijn huidige werkgever werken we met een 5 tal toeleveranciers die via een centrale wiki de procedures, eisen en technische details van herbuikbare modules tot hun beschikking hebben, dit scheelt projectmanagers uren per week die ze weer aan andere taken kunnen besteden.

– Transparantie is juist belangrijk als er moeilijke beslissingen moeten worden genomen: er word vaak gesproken over de zin en onzin van een bloggende directeur. In te veel bedrijven zijn de blogs van personen uit de managementlaag een verlengstuk van de PR machine van de afdeling communicatie, maar er kan een heel stuk onzekerheid bij de werknemers worden weggenomen als er eerlijk, bijvoorbeeld in de vorm van een persoonlijkblog van de directie, wordt gesproken over de keuzes waar een directie voor staat. Dit creert de hoogstnoodzakelijke betrokkenheid en commitment.

– Betere onderlinge communicatie: software die ervor zorgt dat werknemers beter van elkaars beschikbaarheid gebruik kunnen maken en de juiste persoon met de juiste expertise op de juiste klus kunnen inzetten zorgt ervoor dat je je concurrentie net een stapje voor bent.

Het zijn misschien de bekende pluspunten van een intranet, toch zie je nog veel te weinig bedrijven echt op een goede manier gebruik maken van al deze mogelijkheden, ik denk dat het juist nu de tijd is om een serieuze visie te ontwikkelen over de rol van een intranet voor je organisatie, als de (economische) curve dan weer iets omhoog gaat ben je iedereen minstens 3 stappen voor.

Advertentie

De nieuwe organisatie, waar te beginnen?

Stel je zit in het MT van een organisatie, je hebt afgelopen zomer het boek Wikinomics van Don Tapscot gelezen, en je bent ervan overtuigd geraakt dat de enterprise 2.0 filosofie een speerpunt moet worden van jullie nieuwe business strategie voor het komende jaar. Waar begin je? Belangrijk is natuurijk dat je begrijpt waar je het over hebt; voor de echte groentjes; probeer concepten als blogging, social networking, Wiki’s en RSS werkelijk tot je door te laten dringen door over de schouders te kijken vanje kinderen, collega’s of vrienden waarbij het kwartje al gevallen is. Vervolgens duik je zelf het diepe in. Maak accounts aan bij Facebook en LinkedIn zodat je daar de waarde van ziet, initieer het opzetten van een Wiki rondom voor het bedrijf belangrijke thema’s. Bloggen ga je alleen doen als je ergens een (liefst onderscheidende..) mening over hebt. Je nieuwsvoorziening krijg je vanaf nu alleen nog maar binnen op je RSS reader.

So far so good. Hoe krijg je de rest van de organisatie enthousiast? Ik zou starten met het aanschaffen van een aantal exemplaren van het boek Wikinomics en die op strategische plekken in het kantoor laten rondslingeren. De volgende belangrijke stap is het vinden van evangelisten; welke collega’s kunnen een voortrekkersrol vervullen, wie snapt het belang van een intensieve samenwerking met collega’s klanten en toeleveranciers? Zorg ervoor dat je een succesvolle case realiseert die als voorbeeld kan dienen. De veranderingen op langere termijn kunnen heel groot zijn en kunnen afhankelijk van de bedrijfscultuur op weerstand stuiten. Om een voorbeeld te noemen: in heel veel organisaties heerst nog steeds een onuitgesproken cultuur die samen te vatten valt onder de noemer ‘kennis is macht’. Niet iedereen is zomaar geneigd om zijn opgebouwde kennis zomaar te delen. Resultaat is dat er op lokale c-schijven en geautoriseerde server mappen hele waardevolle maar voor de rest van de organisatie onvindbare presentaties, artikelen, etc. staan. Nie iedereen wil van nature samenwerken voor een beter gezamelijk resultaat. Hoe dit op te lossen? Hier komen de evangelisten weer om de hoek kijken. Het is belangrijk om te laten zien dat met de collaboratie tools heel mooi inzichtelijk kan worden gemaakt wie welke kenis heeft verspreid, dus van ‘kennis is macht’ naar; ‘publiseer en wordt expert’! Wanneer je een aantal key personen in de organisatie ‘om’ hebt, is al het belangrijke voorwerk gedaan en kan er op strategisch niveau nagedacht worden over de de veranderende business visie, en een serieus implementatie traject worden gestart. Dit betekend niet dat de veranderingen top down kunnen worden gerealiseerd, maar wel dat er door de hele organisatie heen commitment moet zijn om transparanter, en vanuit open netwerken (‘cells’) te gaan werken.

Kritische succesfactoren van innovatieve intranetten

Gisteren vond ik een heel sterk artikel van Step Two Designs over het hoe en waarom van een innovatief intranet. Dit artikel representeerd voor een heel groot deel de aanpak en filosofie die ik voor ogen heb als het gaat om de implementatie van intranetten in een organisatie. James Robertson, de managing director van het bureau, en schrijver van het artikel weet precies de kritische succesfactoren aan te stippen; deze zitten hem in de aanpak waarin de volgende factoren aan bod moeten komen;

• het achterhalen en analyseren van de werkelijke (dagelijkse en taakgedreven) behoeftes van afdelingen en eindgebruikers (taakanalyse);
• oplossen van de business problematiek; hoe kan een intranet de organisatie werkelijk verder helpen (visie/intranet concept);
• experimenteer met innovatieve technologien. De enterprise 2.0 approach biedt tools (Blogs, Wiki’s, Social software) die organisaties werkelijk helpen efficienter samen te werken en te communiceren. Aan de andere kant mag techniek nooit het uitgangspunt zijn;
• focus op user experience; intranet kan een krachtig middel zijn om allerlei bestaande software oplossingen die in huidige organisaties draaien, beter en gebruikersvriendelijker en ontsluiten (ook wel het portal principe genoemd). Ook hier moet een taakgerichte oplossing centraal staan.   
• neem de lead in het proces; het is essentieel dat er proactief, aan de hand van de visie, met nieuwe ideen en mogelijkheden wordt omgesprongen 

Enterprise 2.0

Wanneer we web 2.0 services inzetten voor corporate doeleinden kunnen we spreken van enterprise 2.0. Web 2.0 is een platform van services die gemeenschappelijk hebben dat hun waarde vermeerderd naarmate ze intensiever gebruikt worden. Applicaties als weblogs, wiki’s flickr en Youtube bestaan bij de gratie van hun gebruikers; het is een ontwikkeling die zeer enthousiast wordt opgepakt door grote groepen internet gebruikers, maar liggen er opportunities bij bedrijven als het gaat om de implementatie / toepassing van de web 2.0 filosofie?

Zeker! Ik zeg hier bewust ‘filosofie’ want web 2.0 is meer dan een aantal aan elkaar geschakelde software oplossingen, het is een relatief nieuwe manier van denken dat thema’s als ‘social networking’, collaboratie, bottom up innovatie en transparantie omarmd.

In de context van marktgerichte ondernemingen representeert web 2.0 een shift naar meer open, flexibele en participatie gerichte business modellen. Het is een model waarin interacties tussen klanten (onderling), partners en werknemers centraal staan.

De uitdaging voor ons zit hem in het anticiperen op de geformuleerde risico’s van web 2.0 toepassingen (security issues bijvoorbeeld, maar ook loslaten van controle) maar vooral in het aantonen van de kracht, uitdagingen en toepasbaarheid van deze ontwikkeling.

Hoe kan een weblog ondersteunend zijn in je PR? Kan een Wiki of een Mashup werkelijk je intranet vervangen? Hoe richt je je organisatie in als je deze participatie gerichte modellen serieus een basis wil laten zijn van je stategie? Dion Hinchcliffe heeft dit thema inmiddels serieus opgepakt en verwoord e.e.a. heel helder op zijn weblog binnen ZDnet.