SharePoint GapIndex maakt verbeterpotentieel inzichtelijk

Productivity Partners biedt een gratis online scan aan die snel inzichtelijk maakt dat bedrijven vaak niet hun initiele (business) doelstellingen hebben gehaald na een SharePoint implementatie. Het is een snelle scan van niet meer dan 10 minuten, die meer moet worden gezien als leadgenerator dan dat hij werkelijk interessante antwoorden biedt. Toch kan het ook een effectieve manier zijn om spoed te zetten achter de volgende fase in je SharePoint project. Een logische tweede stap zou namelijk zijn dat een partij als Productivity Partners (waar ik ook bij aangelsoten ben, maar dat terzijde) een gedegen analyse uitvoert en de werkelijke pijn- en verbeterpunten boven water krijgt.

Het resultaat is een uitvoerbaar actieplan waarin bijvoorbeeld de volgende punten in zijn meegenomen:

– De business case en visie / hoe plaatsen we SharePoint gebruik in strategisch kader
– Verbeteren van zoeken en vinden / belang van een goede taxonomie
– Hoe verhogen we de betrokkenheid van de gebruikers
– Definieren van de KPI’s, zoals verhogen productiviteit
– Kaders publishing model tbv up to date houden van de informatie

Start de scan.

Voor een serieuze second opinion kan je natuurlijk ook direct met mij contact opnemen.

Advertentie

Wat is een ‘goede’ sharepoint consultant?

Als je googled op ‘sharepoint consultant’ vind je (naast een aantal microsoft specialisten), met name vacatures en functieprofielen. De overeenkomst tussen de meeste van deze profielen is ervaring met microsoft server producten, kennis van SQL server en Active Directory, kortom veelal technische kenmerken, maar zijn dit nou echt de essentiele skills van een sharepoint consultant?

Een consultant inventariseert de behoefte en komt met een advies hoe iets uit te voeren. In het geval van Sharepoint zit daar vaak nog de verantwoordelijkheid voor de implementatie bij. Dit laatste punt is helaas in de profielen veel te zwaar aangezet. Dat betekent dat klanten vaak een consultant in huis denken (of hopen) te halen die eindverantwoordelijk is voor een succesvol eindresultaat, maar die totaal geen kennis heeft van de niet direct technische aspecten zoals business analyse, usability, design, taxonomy, planningsissues en user adoption. De sharepoint consultants zoals die nu vaak bij klanten worden ingezet lijken eigenlijk veel meer op sharepoint developpers dan op sharepoint consultants! Vaak ook wordt de consultant rol gezien als de Sharepoint server administrator, die verantwoordelijk zou moeten zijn voor koppeling met webapplicaties, onderhoud van sites en site collecties, zorgdragen van backups e.d.

Het voordeel, en meteen het grootste risico van Sharepoint is dat het relatief makkelijk te installeren en implementeren is. Er is heel veel functionaliteit out of the box beschikbaar, en met een ingehuurde sharepoint consultant, eentje zoals hierboven beschreven, heb je dat in een weekje gedaan. Er zijn nu zelfs al bedrijven die fixed price een sharepoint implementatie verkopen. Met een vaste doorlooptijd van een week! De analyse, het ontwerp, de implementatie en de training wordt er in sneltreinvaart doorheen gejast, en het resultaat is een applicatie waar vast en zeker van alles aan schort. Punt is dat de pijnpunten pas in een later stadium boven komen drijven, denk hierbij aan de volgende problemen:

• Niet goed doordachte informatie architectuur en taxonomie, met als resultaat dat de klant op den duur weer in dezelfde problemen komt als waar ze vaak vandaan komen: slecht vindbare informatie en documenten, architectuur bedacht vanuit de bedrijfsstructuur, en niet vanuit de gebruikerstaken en gebruikers behoefte,
• gebruikers zijn niet betrokken bij de analyse en en het ontwerp, waardoor de kans groter is dat de nieuwe omgeving niet wordt geaccepteerd en niet aansluit bij percepties en behoeftes. Creeren van draagvlak is een essentiele fase in het uiteindelijke succes van een intranet,
• sluit niet aan op bestaande bedrijfs’- en werkprocessen en houdt geen rekening met toekomstige technische ontwikkelingen binnen het bedrijf. hierdoor bestaat de kans dat het intranet een eiland wordt en daardoor steeds minder en minder wordt gebruikt,
• niet goed nagedacht over ROI; een succesvol intranet is naast een communicatie platform ook een omgeving die als doel heeft de productiviteit te verhogen en kosten omlaag te brengen. Als er niet goed nagedacht is over waar hier de kansen en bedreigingen liggen is het lastig het MT te overtuigen dat het intranet een groeiende omgeving is waar investeringen voor nodig zijn die op termijn terug te verdienen zijn,
• geen beheerstrategie en heldere verantwoordelijkheden (Governanceplan): hierdoor kans op wildgroei van sites en informatie aan de ene, en dode site’s en paginas aan de andere kant,
• geen inzicht in de out of de box modules van Sharepoint waardoor er onnodig maatwerk wordt geadviseerd.

Dit zijn in een notendop een aantal risico ’s van een slecht doordacht intranet. Een goede Intranet / Sharepoint consultant begeleid de klant in het vermeiden van al deze risico’s en draagt zorg voor een gedegen, toekomstbestendige oplossing.

Nieuw intranet? Met z’n allen op de sofa!

Er wordt wel eens gezegd; een intranet ontwikkelen is als met een bedrijf naar de psycholoog gaan: Je legt het management en de werknemers op de sofa, laat ze praten, onderwerpt ze aan zelfanalyse en dan komen er allemaal interessante dingen naar boven; denk aan inefficiënte maar ingesleten gewoontes, slechte onderlinge communicatie en samenwerking, en allerhande behoeftes (zoals aan betekenisvol zakendoen, zich in een sneller tempo willen ontwikkelen en vernieuwen). En al dit zelfonderzoek leidt, met de juiste begeleiding en de juiste middelen, tot nieuwe inzichten en met een beetje geluk tot wat meer transparantie in de organisatie.

Wanneer is een psychiater/coach succesvol? Wanneer de coachee een bepaalde mate van zelfinzicht realiseert en met de aangereikte tools zijn vooraf bepaalde doelstellingen gehaald heeft!

Wanneer is een intranet succesvol? Als eerste natuurlijk het succesvol uitrollen van de IT gerelateerde componenten, na een grondige business- en user analyse moet duidelijk geworden zijn waar het bedrijf behoefte aan heeft, en welke componenten op welke manier worden uitgerold. Vervolgens is het succes afhankelijk van de mate waarin de gebruikers getraind zijn om de dingen te doen die ze willen doen, het niveau van support en de helderheid rondom regels en vrijheden binnen het systeem.

Maar dan begint het pas! Om de nieuw verworven tools ook succesvol te gebruiken moeten er een aantal individuele en organisatorische cultuurveranderingen plaatsvinden. Maar werkt dat wel? Hoeveel succesvolle cultuurveranderingen ken jij?

En dan liggen we dus weer op die sofa, want willen we wel echt veranderen? Of is het een opgelegde wens? Waarom is veranderen zo moeilijk?

Er wordt vaak redelijk vanzelfsprekend gesproken van ‘en dan moet er dus een cultuurverandering plaatsvinden’. Maar een bedrijfscultuur zit op vele manieren verankerd in een bedrijf.

Een belangrijke peiler voor succes is de verantwoordelijkheid die de individuele werknemer neemt in zijn dagelijkse werkzaamheden! Vooral bij de zogenaamde ‘information workers’ vind er een ontwikkeling plaats waarin de werknemer zich meer en meer opstelt als zelfstandig ondernemer die zelf verantwoordelijkheden neemt en zijn eigen tools kiest om zijn doelen te bereiken. In de nieuwe organisatie wordt er niet meer passief gewacht tot er een van bovenaf gedefinieerde missie langzaam in de vorm van opdrachten en taken bij een bepaalde afdeling is terecht gekomen (of niet, soms wordt er bij bedrijven jarenlang inefficiënt en zonder enig besef van doel en nut ‘gewoon gewerkt’, de onvrede en frustratie van een zwaar psychiatrische patiënt is hier niets bij vergeleken).

Het nemen van eigen verantwoordelijkheid is de eerste stap in de filosofie van Het Nieuwe Werken, als omslagpunt wordt vaak de nieuw ingerichte kantoor omgeving genoemd, met al zijn nieuwe digitale middelen om overal bereikbaar te zijn, maar wat daar aan vooraf gaat is een enthousiasme voor de (gezamenlijk) gestelde doelen, en een daarbij behorende hernieuwde verantwoordelijkheid om de zaken in eigen hand te nemen.

Wanneer het enthousiasme ontbreekt, is de vereiste cultuurverandering gedoemd te mislukken. En kunnen we met z’n allen opnieuw naar de psychiater.