Scrum in een Prince2 georienteerde organisatie

Prince2 als projectmethodiek, met Scrum als ontwikkelmethodiek zijn beter te combineren dan je op het eerste gezicht zou denken. Het bijt elkaar niet, maar kan elkaar versterken en aanvullen. En dat is goed nieuws, want in veel organisaties is de behoefte om vast te houden aan de Prince2 sturings- en controle mechanismes nog heel nadrukkelijk aanwezig. Je kan daar als Agile evangelist tegen vechten en binnen de organisatie veelvuldig de voordelen van agile / scrum, en de nadelen van Prince2 en waterfall onder de aandacht brengen. Maar je kan ook (al dan niet tijdelijk) een tussenvorm realiseren, hier een paar tips:

– Een stuurgroep is een krachtig Prince2 instrument. Bij hardnekkige impediments / issues kan de ScrumMaster de stuurgroep gebruiken om deze snel op te lossen. Het is dan wel essentieel dat de stuurgroep heel regelmatig bij elkaar komt (wekelijks/tweewekelijks)

– Een productowner heeft (helaas) niet altijd de beslissingsbevoegdheid om bepaalde requirments hoog of laag op de prioriteitenlijst te krijgen (oftewel, business value bepalen van userstories op de backloglist), ook hier kan de stuurgroep uitkomst bieden, belangrijk is dat de productowner zitting neemt in de stuurgroep, en dat deze vorm alleen wordt gebruikt voor grote beslissingen, de product owner moet wel enige mate van beslissingsbevoegdheid hebben anders wordt de voortgang en succesvol afronden van de sprints bedreigd.

– Sturen op geld / tijd en scope: Dit aspect is meestal de belangrijkste reden voor een organisatie om vast te willen blijven houden aan de Prince2 artifacten waarbij er vooraf in een Projectinitiatie fase afspraken worden vastgelegd omtrent geld /tijd en scope, en de toleranties hiervan. In Scrum kunnen deze nooit alle 3 vastliggen omdat er ruimte is voor voortschreiddend inzicht en dus verandering in de scope (iets wat in ieder project voorkomt). In Scrum kunnen tijd en geld heel goed worden vastgelegd. De productbacklog zal gebruikt moeten worden om de impact van de veranderingen in scope aan de stuurgroep duidelijk te maken. Het krachtige hieraan is dat ze een (voor de business) belangrijke functionaliteit waar ze blijkbaar niet eerder aan hadden gedacht in scope krijgen, terwijl er een minder belangrijke functionaliteit (die met een lagere business value is gewaardeerd) afvalt. Dus gratis meer waarde voor de business. Dit geeft heel expliciet de kracht van scrum weer!

– Doordat scrum al heel snel werkende producten oplevert (dat is namelijk het doel van elke sprint) kan er naar een stuurgroep behalve alleen met een highlight rapport ook dmv een review concrete functionaliteit worden gedemonstreerd. Dit vergroot de betrokkenheid van het management op een hele krachtige manier.

Advertentie

Scrum; geen methodiek maar een mindset

Scrum is in hele korte tijd een zeer populair framework geworden voor software ontwikkeling. Het is een Agile aanpak die vooral transparantie aan de business biedt en tools om snel te schakelen. Maar waarom slaat het zo aan, wat is de essentie van Scrum?

De kracht van Scrum, en daarmee de kern van het succes zit hem wat mij betreft vooral in de nieuwe manier van samenwerken. Het is niet voor niks dat grote internationals als Toyota Scrum incorporeren als framework voor allerlei projecten, niet alleen gerelareerd aan software. Alle projecten waarij in een relatief korte tijd veel hoogwaardig, innovatieve output geleverd moet worden is in principe geschikt om gebruik te maken van Scrum.

De combinatie van korte itteraties met concrete deelopleveringen, zelf organiserende teams, en een stevige empirische basis van constante inspectie van de workload en adaptie van veranderingen in de business maken Scrum tot een revolutionair framework wat helemaal past in de filosofie van het nieuwe werken; maar dan vooral het nieuwe werken in de context van de behoeftes van de innovatieve, enthousiaste, flexibele nieuwe werker!

Zoals met meer ontwikkelingen die op dit moment plaatsvinden waarbij transparantie en samenwerking de basis is, hebben traditionele, hierarchische organisaties nog moeite met deze mindset die ten grondslag ligt aan Scrum. De angst om transparant te zijn en niet alles vooraf in beton te gieten, ipv vol en met vertrouwen het proces in te gaan levert nog wat weerstand op. Maar feit is; eenmaal met deze aanpak in aanraking gekomen is het onmogelijk om oude waterfall methodes te blijven hanteren. Een verandering in projectmatig werken zal dan ook langzaam maar zeker toeslaan, totdat de bewijslast van meer succesvolle projecten een feit is.

5 tips voor een succesvolle SharePoint implementatie adhv Scrum (deel 1)

Langzamerhand is de Scrum ontwikkelmethodiek terrein aan het winnen; ook binnen Sharepoint projecten wordt meer en meer de Scrum ontwikkelmethodiek toegepast; deel 1 van een serie tips uit de praktijk;

• Eis een betrokken Product Owner!; het actief beheren van de requirements dmv de productbackloglist, en zijn aanwezigheid gedurende de sprints (ook buiten de sprintplanningsmeeting om) is een kritische succesfactor voor het team, ook om betrokkenheid van de business bij het project te borgen. De Product Owner heeft de essentiële rol om te fungeren als spreekbuis voor zowel de business als de eindgebruikers wensen. Dat betekent niet dat hij alle beslissingen op eigen houtje dient te nemen: het is de taak van de Product Owner om naar eigen inzicht mensen uit de business of gebruikers(groepen) bij zijn taken te betrekken.



• Hou gedisciplineerd vast aan alle Scrum meetings, dat betekent elke ochtend de stand up meeting houden (Daily Scrum), na de sprint een Retrospective met het team voor evaluatie en het formuleren van verbeterpunten (ook als het daar eigenlijk te druk voor is!), en geef na elke sprint een demo aan de business van de opgeleverde functionaliteit; hiermee vergroot je de transparantie van het proces en creeer je wederom betrokkenheid bij de business.
• Categoriseer je userstories in herkenbare Sharepoint thema’s. Op deze manier is het makkelijker om iets substantieels tijdens de sprintdemo’s te laten zien, denk hierbij aan thema’s als: documentmanagement, profielpagina’s / teamsamenwerking, etc. Binnen de thema’s worden de userstories gewoon adhv de business value opgepakt.
• Werk proactief en project overschrijdend; een sharepoint ontwikkelteam heeft in veel gevallen een grote afhankelijkheid van afdelingen in de lijnorganisatie (bijvoorbeeld met een afdeling beheer of met een IT team); realiser je dat er vaak een groot verschil is in flexibiliteit tussen Scrum teams en traditionele teams & afdelingen; wanneer je deze (cultuur) verschillen weet te overbruggen is de kans op succes en acceptatie vele malen groter. Een manier om dit te doen is de gewenste deliverables expliciet te formulieren (ipv een vage opdracht ‘over de heg’ te gooien)
• Zorg er als ScrumMaster voor dat binnen het team iedereen gelijkwaardig is. De kracht van Scrum is dat het team zichzelf organiseert en zich gezamenlijk commiteert aan de doelstellingen van de sprint (sprintbacklog), het gevolg is dat men elkaar motiveert om kwalitatief hoogwaardige output te leveren.


Binnenkort meer!