Economische crisis? Investeer juist nu in een nieuw intranet!

Ook geconfronteerd met (de angst voor) mindere resultaten? Dan stellen we die investering in een nieuw en verbeterd intranet nog maar even uit.
Niet alle bedrijven reageren natuulijk reactief, maar het komt te vaak voor dat investeringen die in de pipeline zaten on hold worden gezet omdat kostenreductie de enige strategie is die het topmanagement kan bedenken om de crisis te lijf te gaan.

Dit is te begrijpen als je bedenkt dat managers worden afgerekend op kwartaal en jaarcijfers, en niet op visie en effecten voor de langere termijn. Maar een gemiddeld MT zou toch beter moeten weten.

Met welke argumenten kan je als communicatieadviseur, IT manager of hoofd HR nu aankomen om het MT te overtuigen dat een nieuw intranet juist nu een hele slimme investering is? Dat het geen nice to have is maar een need to have?

– Natuurlijk als eerste: maak de uiteindelijke kosten reductie inzichtelijk:
een intranet gaat na een initiele invesering altijd een kosten reductie opleveren. Een beetje bedrijf heeft een afdeling communicatie die veel tijd spendeert aan het stroomlijnen van de interne communicatie: van de opmaak van interne brochures en nieuwsbrieven tot het stroomlijnen van de uitingen van alle afdelingen en dochteronderemingen, en dan gaat het nog enkel over de top down communicatie. Daarnaast is er in de meer geavanceerde intranetten spraken van tijdsbesparing van de werknemers omdat ze de essentiele informatie en taken vanaf een plek (single sign on) kunnen benaderen. Denk aan urensystemen, declaratieformulieren, bestellingen, helpdeskcalls, projectmanagementtools; al deze functionaliteiten zorgen voor minder balast op HR, office en It afdelingen. En dan heb ik het nog niet eens over de mogelijkheden die deze tools bieden in een extranet vorm waarbij ook klanten en toeleveranciers efficienter in het primaire proces betrokken kunnen worden.

– In moeilijke tijden investeren in kennis management en kennisdelen:
iedereen weet het maar weinig bedrijven handelen ernaar: investeren in kennis is essentieel voor een concurentievoorsprong, en dat geldt voor ale branches. Iedereen weet ook dat in veel bedrijven de meeste kennis in de hoofden van de werknemers zit.  Het is ook een feit dat het hartstikke moeilijk is om die kennis structureel verspreid te krijgen in de organisatie. Alleen het optuigen van een intranet met kennismanagement functionaliteiten is niet voldoende, er moet ook een cultuuromslag plaatsvinden om de werknemers die kennis te laten delen, dat is vaak een langzaam proces. Een goede analyse van de exacte hoedanigeid van die kennis cq informatie, het goed luisteren naar de werknemers en een strategie uitstippelen die  werknemers laat ervaren dat ze er iets voor terug krijgen is een tweede belangrijke stap, en er zijn nog meer bewezen strategien die kennismanagement in een organisatie tot een succes kunnen maken.

De proceskennis die nodig is om primaire processen goed te laten verlopen kan ook vastgelegd worden op een centrale plek, bij mijn huidige werkgever werken we met een 5 tal toeleveranciers die via een centrale wiki de procedures, eisen en technische details van herbuikbare modules tot hun beschikking hebben, dit scheelt projectmanagers uren per week die ze weer aan andere taken kunnen besteden.

– Transparantie is juist belangrijk als er moeilijke beslissingen moeten worden genomen: er word vaak gesproken over de zin en onzin van een bloggende directeur. In te veel bedrijven zijn de blogs van personen uit de managementlaag een verlengstuk van de PR machine van de afdeling communicatie, maar er kan een heel stuk onzekerheid bij de werknemers worden weggenomen als er eerlijk, bijvoorbeeld in de vorm van een persoonlijkblog van de directie, wordt gesproken over de keuzes waar een directie voor staat. Dit creert de hoogstnoodzakelijke betrokkenheid en commitment.

– Betere onderlinge communicatie: software die ervor zorgt dat werknemers beter van elkaars beschikbaarheid gebruik kunnen maken en de juiste persoon met de juiste expertise op de juiste klus kunnen inzetten zorgt ervoor dat je je concurrentie net een stapje voor bent.

Het zijn misschien de bekende pluspunten van een intranet, toch zie je nog veel te weinig bedrijven echt op een goede manier gebruik maken van al deze mogelijkheden, ik denk dat het juist nu de tijd is om een serieuze visie te ontwikkelen over de rol van een intranet voor je organisatie, als de (economische) curve dan weer iets omhoog gaat ben je iedereen minstens 3 stappen voor.

Advertentie