SharePoint GapIndex maakt verbeterpotentieel inzichtelijk

Productivity Partners biedt een gratis online scan aan die snel inzichtelijk maakt dat bedrijven vaak niet hun initiele (business) doelstellingen hebben gehaald na een SharePoint implementatie. Het is een snelle scan van niet meer dan 10 minuten, die meer moet worden gezien als leadgenerator dan dat hij werkelijk interessante antwoorden biedt. Toch kan het ook een effectieve manier zijn om spoed te zetten achter de volgende fase in je SharePoint project. Een logische tweede stap zou namelijk zijn dat een partij als Productivity Partners (waar ik ook bij aangelsoten ben, maar dat terzijde) een gedegen analyse uitvoert en de werkelijke pijn- en verbeterpunten boven water krijgt.

Het resultaat is een uitvoerbaar actieplan waarin bijvoorbeeld de volgende punten in zijn meegenomen:

– De business case en visie / hoe plaatsen we SharePoint gebruik in strategisch kader
– Verbeteren van zoeken en vinden / belang van een goede taxonomie
– Hoe verhogen we de betrokkenheid van de gebruikers
– Definieren van de KPI’s, zoals verhogen productiviteit
– Kaders publishing model tbv up to date houden van de informatie

Start de scan.

Voor een serieuze second opinion kan je natuurlijk ook direct met mij contact opnemen.

Advertentie

Economische crisis? Investeer juist nu in een nieuw intranet!

Ook geconfronteerd met (de angst voor) mindere resultaten? Dan stellen we die investering in een nieuw en verbeterd intranet nog maar even uit.
Niet alle bedrijven reageren natuulijk reactief, maar het komt te vaak voor dat investeringen die in de pipeline zaten on hold worden gezet omdat kostenreductie de enige strategie is die het topmanagement kan bedenken om de crisis te lijf te gaan.

Dit is te begrijpen als je bedenkt dat managers worden afgerekend op kwartaal en jaarcijfers, en niet op visie en effecten voor de langere termijn. Maar een gemiddeld MT zou toch beter moeten weten.

Met welke argumenten kan je als communicatieadviseur, IT manager of hoofd HR nu aankomen om het MT te overtuigen dat een nieuw intranet juist nu een hele slimme investering is? Dat het geen nice to have is maar een need to have?

– Natuurlijk als eerste: maak de uiteindelijke kosten reductie inzichtelijk:
een intranet gaat na een initiele invesering altijd een kosten reductie opleveren. Een beetje bedrijf heeft een afdeling communicatie die veel tijd spendeert aan het stroomlijnen van de interne communicatie: van de opmaak van interne brochures en nieuwsbrieven tot het stroomlijnen van de uitingen van alle afdelingen en dochteronderemingen, en dan gaat het nog enkel over de top down communicatie. Daarnaast is er in de meer geavanceerde intranetten spraken van tijdsbesparing van de werknemers omdat ze de essentiele informatie en taken vanaf een plek (single sign on) kunnen benaderen. Denk aan urensystemen, declaratieformulieren, bestellingen, helpdeskcalls, projectmanagementtools; al deze functionaliteiten zorgen voor minder balast op HR, office en It afdelingen. En dan heb ik het nog niet eens over de mogelijkheden die deze tools bieden in een extranet vorm waarbij ook klanten en toeleveranciers efficienter in het primaire proces betrokken kunnen worden.

– In moeilijke tijden investeren in kennis management en kennisdelen:
iedereen weet het maar weinig bedrijven handelen ernaar: investeren in kennis is essentieel voor een concurentievoorsprong, en dat geldt voor ale branches. Iedereen weet ook dat in veel bedrijven de meeste kennis in de hoofden van de werknemers zit.  Het is ook een feit dat het hartstikke moeilijk is om die kennis structureel verspreid te krijgen in de organisatie. Alleen het optuigen van een intranet met kennismanagement functionaliteiten is niet voldoende, er moet ook een cultuuromslag plaatsvinden om de werknemers die kennis te laten delen, dat is vaak een langzaam proces. Een goede analyse van de exacte hoedanigeid van die kennis cq informatie, het goed luisteren naar de werknemers en een strategie uitstippelen die  werknemers laat ervaren dat ze er iets voor terug krijgen is een tweede belangrijke stap, en er zijn nog meer bewezen strategien die kennismanagement in een organisatie tot een succes kunnen maken.

De proceskennis die nodig is om primaire processen goed te laten verlopen kan ook vastgelegd worden op een centrale plek, bij mijn huidige werkgever werken we met een 5 tal toeleveranciers die via een centrale wiki de procedures, eisen en technische details van herbuikbare modules tot hun beschikking hebben, dit scheelt projectmanagers uren per week die ze weer aan andere taken kunnen besteden.

– Transparantie is juist belangrijk als er moeilijke beslissingen moeten worden genomen: er word vaak gesproken over de zin en onzin van een bloggende directeur. In te veel bedrijven zijn de blogs van personen uit de managementlaag een verlengstuk van de PR machine van de afdeling communicatie, maar er kan een heel stuk onzekerheid bij de werknemers worden weggenomen als er eerlijk, bijvoorbeeld in de vorm van een persoonlijkblog van de directie, wordt gesproken over de keuzes waar een directie voor staat. Dit creert de hoogstnoodzakelijke betrokkenheid en commitment.

– Betere onderlinge communicatie: software die ervor zorgt dat werknemers beter van elkaars beschikbaarheid gebruik kunnen maken en de juiste persoon met de juiste expertise op de juiste klus kunnen inzetten zorgt ervoor dat je je concurrentie net een stapje voor bent.

Het zijn misschien de bekende pluspunten van een intranet, toch zie je nog veel te weinig bedrijven echt op een goede manier gebruik maken van al deze mogelijkheden, ik denk dat het juist nu de tijd is om een serieuze visie te ontwikkelen over de rol van een intranet voor je organisatie, als de (economische) curve dan weer iets omhoog gaat ben je iedereen minstens 3 stappen voor.

Toe aan een serieuze herziening van uw intranet?

Een goed doordacht intranet kan een serieuze optimalisatie  van uw werkprocessen,  verbetering van de interne communicatie en intensievere samenwerking en kennisdeling betekenen. Maar hoe weet u wanneer de tijd echt rijp wordt om een investering te overwegen? In dit overzicht zet ik een aantal karakterestieken op een rijtje die kenmerkend zijn voor een zogenaamd fase 1 intranet, per kenmerk schets ik ook de situatie zoals die bij een intranet fase 2 zou zijn.

Het is overigens een hele gangbare benadering zonder al te veel diepgang, maar voor een eerste scan wel handig. Wanneer uw huidige intranet voor het grootste deel kenmerken van een fase 1 intranet vertoond, wordt het echt tijd om mij te bellen!

Intranet fase 1	Intranet fase 2	Omschrijving
Organisatie gericht	Medewerker gericht	Intranet2 zet de werksituatie van uw medewerker centraal.
Nuttig voor organisatie	Nuttig voor medewerkers en organisatie	Intranet2 staat voor een goede balans tussen het nut voor uw organisatie en het nut van uw medewerkers.
Aanbod	Behoefte	De inhoud wordt bepaalt door de behoefte, niet door het aanbod.
Content centraal	Actie en taakgericht	Intranet2 nodigt uit tot ondernemen van actie.
Voorgedefinieerde website	Platform	Intranet2 biedt een scala aan mogelijkheden die op basis van behoefte worden gebruikt.
Statisch ontwerp	Continue ontwikkeling	Intranet2 kan continu worden uitgebreid en aangepast aan veranderende omstandigheden.
Voor de medewerkers	Voor én door de medewerkers	Intranet2 is zelfs ván de medewerker.
Monolithisch	Holistisch	Intranet2 is een verzameling websites die één geheel vormen en daar waar nodig relaties hebben.
Consumeren van informatie	Werken	Intranet2 is een plek waar medewerkers naar toe gaan om te werken.

Wat is een ‘goede’ sharepoint consultant?

Als je googled op ‘sharepoint consultant’ vind je (naast een aantal microsoft specialisten), met name vacatures en functieprofielen. De overeenkomst tussen de meeste van deze profielen is ervaring met microsoft server producten, kennis van SQL server en Active Directory, kortom veelal technische kenmerken, maar zijn dit nou echt de essentiele skills van een sharepoint consultant?

Een consultant inventariseert de behoefte en komt met een advies hoe iets uit te voeren. In het geval van Sharepoint zit daar vaak nog de verantwoordelijkheid voor de implementatie bij. Dit laatste punt is helaas in de profielen veel te zwaar aangezet. Dat betekent dat klanten vaak een consultant in huis denken (of hopen) te halen die eindverantwoordelijk is voor een succesvol eindresultaat, maar die totaal geen kennis heeft van de niet direct technische aspecten zoals business analyse, usability, design, taxonomy, planningsissues en user adoption. De sharepoint consultants zoals die nu vaak bij klanten worden ingezet lijken eigenlijk veel meer op sharepoint developpers dan op sharepoint consultants! Vaak ook wordt de consultant rol gezien als de Sharepoint server administrator, die verantwoordelijk zou moeten zijn voor koppeling met webapplicaties, onderhoud van sites en site collecties, zorgdragen van backups e.d.

Het voordeel, en meteen het grootste risico van Sharepoint is dat het relatief makkelijk te installeren en implementeren is. Er is heel veel functionaliteit out of the box beschikbaar, en met een ingehuurde sharepoint consultant, eentje zoals hierboven beschreven, heb je dat in een weekje gedaan. Er zijn nu zelfs al bedrijven die fixed price een sharepoint implementatie verkopen. Met een vaste doorlooptijd van een week! De analyse, het ontwerp, de implementatie en de training wordt er in sneltreinvaart doorheen gejast, en het resultaat is een applicatie waar vast en zeker van alles aan schort. Punt is dat de pijnpunten pas in een later stadium boven komen drijven, denk hierbij aan de volgende problemen:

• Niet goed doordachte informatie architectuur en taxonomie, met als resultaat dat de klant op den duur weer in dezelfde problemen komt als waar ze vaak vandaan komen: slecht vindbare informatie en documenten, architectuur bedacht vanuit de bedrijfsstructuur, en niet vanuit de gebruikerstaken en gebruikers behoefte,
• gebruikers zijn niet betrokken bij de analyse en en het ontwerp, waardoor de kans groter is dat de nieuwe omgeving niet wordt geaccepteerd en niet aansluit bij percepties en behoeftes. Creeren van draagvlak is een essentiele fase in het uiteindelijke succes van een intranet,
• sluit niet aan op bestaande bedrijfs’- en werkprocessen en houdt geen rekening met toekomstige technische ontwikkelingen binnen het bedrijf. hierdoor bestaat de kans dat het intranet een eiland wordt en daardoor steeds minder en minder wordt gebruikt,
• niet goed nagedacht over ROI; een succesvol intranet is naast een communicatie platform ook een omgeving die als doel heeft de productiviteit te verhogen en kosten omlaag te brengen. Als er niet goed nagedacht is over waar hier de kansen en bedreigingen liggen is het lastig het MT te overtuigen dat het intranet een groeiende omgeving is waar investeringen voor nodig zijn die op termijn terug te verdienen zijn,
• geen beheerstrategie en heldere verantwoordelijkheden (Governanceplan): hierdoor kans op wildgroei van sites en informatie aan de ene, en dode site’s en paginas aan de andere kant,
• geen inzicht in de out of de box modules van Sharepoint waardoor er onnodig maatwerk wordt geadviseerd.

Dit zijn in een notendop een aantal risico ’s van een slecht doordacht intranet. Een goede Intranet / Sharepoint consultant begeleid de klant in het vermeiden van al deze risico’s en draagt zorg voor een gedegen, toekomstbestendige oplossing.

Nieuw intranet? Met z’n allen op de sofa!

Er wordt wel eens gezegd; een intranet ontwikkelen is als met een bedrijf naar de psycholoog gaan: Je legt het management en de werknemers op de sofa, laat ze praten, onderwerpt ze aan zelfanalyse en dan komen er allemaal interessante dingen naar boven; denk aan inefficiënte maar ingesleten gewoontes, slechte onderlinge communicatie en samenwerking, en allerhande behoeftes (zoals aan betekenisvol zakendoen, zich in een sneller tempo willen ontwikkelen en vernieuwen). En al dit zelfonderzoek leidt, met de juiste begeleiding en de juiste middelen, tot nieuwe inzichten en met een beetje geluk tot wat meer transparantie in de organisatie.

Wanneer is een psychiater/coach succesvol? Wanneer de coachee een bepaalde mate van zelfinzicht realiseert en met de aangereikte tools zijn vooraf bepaalde doelstellingen gehaald heeft!

Wanneer is een intranet succesvol? Als eerste natuurlijk het succesvol uitrollen van de IT gerelateerde componenten, na een grondige business- en user analyse moet duidelijk geworden zijn waar het bedrijf behoefte aan heeft, en welke componenten op welke manier worden uitgerold. Vervolgens is het succes afhankelijk van de mate waarin de gebruikers getraind zijn om de dingen te doen die ze willen doen, het niveau van support en de helderheid rondom regels en vrijheden binnen het systeem.

Maar dan begint het pas! Om de nieuw verworven tools ook succesvol te gebruiken moeten er een aantal individuele en organisatorische cultuurveranderingen plaatsvinden. Maar werkt dat wel? Hoeveel succesvolle cultuurveranderingen ken jij?

En dan liggen we dus weer op die sofa, want willen we wel echt veranderen? Of is het een opgelegde wens? Waarom is veranderen zo moeilijk?

Er wordt vaak redelijk vanzelfsprekend gesproken van ‘en dan moet er dus een cultuurverandering plaatsvinden’. Maar een bedrijfscultuur zit op vele manieren verankerd in een bedrijf.

Een belangrijke peiler voor succes is de verantwoordelijkheid die de individuele werknemer neemt in zijn dagelijkse werkzaamheden! Vooral bij de zogenaamde ‘information workers’ vind er een ontwikkeling plaats waarin de werknemer zich meer en meer opstelt als zelfstandig ondernemer die zelf verantwoordelijkheden neemt en zijn eigen tools kiest om zijn doelen te bereiken. In de nieuwe organisatie wordt er niet meer passief gewacht tot er een van bovenaf gedefinieerde missie langzaam in de vorm van opdrachten en taken bij een bepaalde afdeling is terecht gekomen (of niet, soms wordt er bij bedrijven jarenlang inefficiënt en zonder enig besef van doel en nut ‘gewoon gewerkt’, de onvrede en frustratie van een zwaar psychiatrische patiënt is hier niets bij vergeleken).

Het nemen van eigen verantwoordelijkheid is de eerste stap in de filosofie van Het Nieuwe Werken, als omslagpunt wordt vaak de nieuw ingerichte kantoor omgeving genoemd, met al zijn nieuwe digitale middelen om overal bereikbaar te zijn, maar wat daar aan vooraf gaat is een enthousiasme voor de (gezamenlijk) gestelde doelen, en een daarbij behorende hernieuwde verantwoordelijkheid om de zaken in eigen hand te nemen.

Wanneer het enthousiasme ontbreekt, is de vereiste cultuurverandering gedoemd te mislukken. En kunnen we met z’n allen opnieuw naar de psychiater.

De nieuwe organisatie, waar te beginnen?

Stel je zit in het MT van een organisatie, je hebt afgelopen zomer het boek Wikinomics van Don Tapscot gelezen, en je bent ervan overtuigd geraakt dat de enterprise 2.0 filosofie een speerpunt moet worden van jullie nieuwe business strategie voor het komende jaar. Waar begin je? Belangrijk is natuurijk dat je begrijpt waar je het over hebt; voor de echte groentjes; probeer concepten als blogging, social networking, Wiki’s en RSS werkelijk tot je door te laten dringen door over de schouders te kijken vanje kinderen, collega’s of vrienden waarbij het kwartje al gevallen is. Vervolgens duik je zelf het diepe in. Maak accounts aan bij Facebook en LinkedIn zodat je daar de waarde van ziet, initieer het opzetten van een Wiki rondom voor het bedrijf belangrijke thema’s. Bloggen ga je alleen doen als je ergens een (liefst onderscheidende..) mening over hebt. Je nieuwsvoorziening krijg je vanaf nu alleen nog maar binnen op je RSS reader.

So far so good. Hoe krijg je de rest van de organisatie enthousiast? Ik zou starten met het aanschaffen van een aantal exemplaren van het boek Wikinomics en die op strategische plekken in het kantoor laten rondslingeren. De volgende belangrijke stap is het vinden van evangelisten; welke collega’s kunnen een voortrekkersrol vervullen, wie snapt het belang van een intensieve samenwerking met collega’s klanten en toeleveranciers? Zorg ervoor dat je een succesvolle case realiseert die als voorbeeld kan dienen. De veranderingen op langere termijn kunnen heel groot zijn en kunnen afhankelijk van de bedrijfscultuur op weerstand stuiten. Om een voorbeeld te noemen: in heel veel organisaties heerst nog steeds een onuitgesproken cultuur die samen te vatten valt onder de noemer ‘kennis is macht’. Niet iedereen is zomaar geneigd om zijn opgebouwde kennis zomaar te delen. Resultaat is dat er op lokale c-schijven en geautoriseerde server mappen hele waardevolle maar voor de rest van de organisatie onvindbare presentaties, artikelen, etc. staan. Nie iedereen wil van nature samenwerken voor een beter gezamelijk resultaat. Hoe dit op te lossen? Hier komen de evangelisten weer om de hoek kijken. Het is belangrijk om te laten zien dat met de collaboratie tools heel mooi inzichtelijk kan worden gemaakt wie welke kenis heeft verspreid, dus van ‘kennis is macht’ naar; ‘publiseer en wordt expert’! Wanneer je een aantal key personen in de organisatie ‘om’ hebt, is al het belangrijke voorwerk gedaan en kan er op strategisch niveau nagedacht worden over de de veranderende business visie, en een serieus implementatie traject worden gestart. Dit betekend niet dat de veranderingen top down kunnen worden gerealiseerd, maar wel dat er door de hele organisatie heen commitment moet zijn om transparanter, en vanuit open netwerken (‘cells’) te gaan werken.

Kritische succesfactoren van innovatieve intranetten

Gisteren vond ik een heel sterk artikel van Step Two Designs over het hoe en waarom van een innovatief intranet. Dit artikel representeerd voor een heel groot deel de aanpak en filosofie die ik voor ogen heb als het gaat om de implementatie van intranetten in een organisatie. James Robertson, de managing director van het bureau, en schrijver van het artikel weet precies de kritische succesfactoren aan te stippen; deze zitten hem in de aanpak waarin de volgende factoren aan bod moeten komen;

• het achterhalen en analyseren van de werkelijke (dagelijkse en taakgedreven) behoeftes van afdelingen en eindgebruikers (taakanalyse);
• oplossen van de business problematiek; hoe kan een intranet de organisatie werkelijk verder helpen (visie/intranet concept);
• experimenteer met innovatieve technologien. De enterprise 2.0 approach biedt tools (Blogs, Wiki’s, Social software) die organisaties werkelijk helpen efficienter samen te werken en te communiceren. Aan de andere kant mag techniek nooit het uitgangspunt zijn;
• focus op user experience; intranet kan een krachtig middel zijn om allerlei bestaande software oplossingen die in huidige organisaties draaien, beter en gebruikersvriendelijker en ontsluiten (ook wel het portal principe genoemd). Ook hier moet een taakgerichte oplossing centraal staan.   
• neem de lead in het proces; het is essentieel dat er proactief, aan de hand van de visie, met nieuwe ideen en mogelijkheden wordt omgesprongen 

Podcasts populairder dan Wiki’s en blogs

In dit artikel van Frankwatching ‘web 2.0 dringt bedrijven binnen’ wordt een aantal interessante cijfers getoond over het gebruik van social media in organisaties (enterprise 2.0). Wat opvalt is dat een fenomeen als Podcasting (35%) op dit moment nog veel populiarder is dan het gebruik van Wiki’s. Podcasting is zelfs nog populiarder dan bloggen (32% ). De volgende rising star binnen organisaties zal volgens Frank het gebruik van online video worden, dit is een logische ontwikkeling als je kijkt naar het gebruik en effect van YouTube.

Enterprise 2.0

Wanneer we web 2.0 services inzetten voor corporate doeleinden kunnen we spreken van enterprise 2.0. Web 2.0 is een platform van services die gemeenschappelijk hebben dat hun waarde vermeerderd naarmate ze intensiever gebruikt worden. Applicaties als weblogs, wiki’s flickr en Youtube bestaan bij de gratie van hun gebruikers; het is een ontwikkeling die zeer enthousiast wordt opgepakt door grote groepen internet gebruikers, maar liggen er opportunities bij bedrijven als het gaat om de implementatie / toepassing van de web 2.0 filosofie?

Zeker! Ik zeg hier bewust ‘filosofie’ want web 2.0 is meer dan een aantal aan elkaar geschakelde software oplossingen, het is een relatief nieuwe manier van denken dat thema’s als ‘social networking’, collaboratie, bottom up innovatie en transparantie omarmd.

In de context van marktgerichte ondernemingen representeert web 2.0 een shift naar meer open, flexibele en participatie gerichte business modellen. Het is een model waarin interacties tussen klanten (onderling), partners en werknemers centraal staan.

De uitdaging voor ons zit hem in het anticiperen op de geformuleerde risico’s van web 2.0 toepassingen (security issues bijvoorbeeld, maar ook loslaten van controle) maar vooral in het aantonen van de kracht, uitdagingen en toepasbaarheid van deze ontwikkeling.

Hoe kan een weblog ondersteunend zijn in je PR? Kan een Wiki of een Mashup werkelijk je intranet vervangen? Hoe richt je je organisatie in als je deze participatie gerichte modellen serieus een basis wil laten zijn van je stategie? Dion Hinchcliffe heeft dit thema inmiddels serieus opgepakt en verwoord e.e.a. heel helder op zijn weblog binnen ZDnet.